Formato de párrafo
Para aplicar formato a un párrafo, no es necesario tener resaltado todo el párrafo. Seleccionando una parte o con el puntero activo sobre él, es suficiente para que recoja todas las acciones que le apliquemos, lo cual agiliza enormemente tu trabajo.
Dentro del grupo Párrafo encontrarás al alcance de tu mano los menús y botones para darle formato.
Si deseas darle algún formato de Párrafo avanzado, sólo tienes que pulsar el icono del Iniciador de cuadro de diálogo Párrafo.
Dentro del cuadro de diálogo Párrafo podrás cambiar la sangría y el espaciado del párrafo y configurar las líneas y saltos de página. Además, dispone de una vista previa para visualizar cómo actúan los cambios en el párrafo antes de aplicarlos de forma definitiva.
A continuación veremos el efecto de algunas de las opciones de formato más frecuentemente utilizadas.
Comenzaremos par las alineaciones de texto. Mediante las alineaciones, configurarás cómo deseas ordenar el texto de un párrafo respecto al margen izquierda y el margen derecho del documento.
- Alineación izquierda: Microsoft Word asume por defecto esta alineación. En este caso, todas las líneas de un párrafo se ajustan al margen izquierdo de la página, pudiendo llegar o no al margen derecho.
- Alineación centrada: Microsoft Word 2007 configura una línea imaginaria equidistante del margen izquierdo y el derecho. El texto de cada una de las líneas del párrafo se reparte uniformemente a la izquierda y derecha de esta línea imaginaria.
- Alineación justificada: este tipo de alineación introduce los espacios necesarios para que todas las líneas del párrafo se ajusten perfectamente al margen izquierdo y derecho del documento, Excepto la última línea del párrafo, que realiza una alineación izquierda.
Otra opción importante en la barra de tareas es el interlineado.
El interlineado es la distancia que existe entre las líneas de un párrafo. El valor que Microsoft Word toma como predeterminado es un punto, y según vaya subiendo el interlineado, el espacio entre los renglones de su texto irá aumentando.
Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes.
La diferencia entre estas dos opciones es que la numeración crea una lista ordenada colocando números antes de los términos, mientras que la opción viñetas crea una lista desordenada, colocando simplemente símbolos delante de éstos.
Menú desplegable Interlineado Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes. Más adelante estudiaremos en profundidad estas dos opciones.
Otra forma muy útil de organizar tu texto es mediante las sangrías.
Las sangrías son espacios adicionales que se añadirán tras el margen izquierdo y donde comenzarás a insertar el texto. Esta te ayudará también a la hora de hacer más clara o perceptible la lectura de tu documento.
En la barra de herramientas hay dos botones que te permiten aumentar y reducir las sangrías del texto.
Mediante numeraciones y viñetas, podrás estructurar tu texto, así como destacar las opciones que consideres importantes.
Por el contrario, el botón Aumentar sangría introduce espacio adicional a tu sangría.
Otra opción muy útil para resaltar una porción de tu texto es la introducción de bordes. Se trata de un marco de color negro que envuelve el texto seleccionado, la Opción Borde.
Por el contrario, el botón Aumentar sangría introduce espacio adicional a tu sangría. Presionando con el puntero sobre esta opción, desplegarás un menú can las distintas opciones de marco que Microsoft Word te brinda.
Dentro del grupo Párrafo hay un comando para ordenar un texto ya sea alfabéticamente, por numeración o fecha, de manera ascendente o descendente. Al pulsar en el botón Ordenar se abre un cuadro de diálogo donde puedes elegir las opciones de ordenación
- Tabulaciones: La tabulación permite introducir datas de forma estructurada. Para ello dispones de la tecla Tab (tabulador)' que está situada entre la tecla Esc (escape) y la tecla de Bloqueos mayúsculas. Cada vez que pulses la tecla tabulador, Word llevará el punto de inserción hacia delante, una distancia establecida de caracteres.
Por ejemplo, introduce en tu documento un listado telefónico. Para ello teclea el primer nombre
y pulsa dos veces la tecla tabulador. Observa que Microsoft Word añade espacios
Pulsar dos veces la tecla tabulador, a continuación introduce la edad.
Si cambias de línea y vuelves a introducir otro elemento en tu lista de la misma forma, puedes apreciar cómo Word vuelve a dejar el espacio definido en los tabuladores, y que además coincide con la misma distancia que en la fila superior.
Por lo tanto, utilizando los tabuladores, el texto queda estructurado. Para cambiar el comportamiento de los tabuladores, puedes hacerlo pulsando en el Iniciador del cuadro de diálogo Párrafo, y seleccionando la opción Tabuladores. De esta manera, abrirás el cuadro de diálogo de Tabulaciones. Por defecto, los tabuladores estarán a una distancia de 1,25 cm y tendrán una alineación izquierda, aunque puedes configurarlos a medida desde el cuadro de diálogo Tabulaciones.
Aplicando estilos
Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez.
Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos personales , con las características de formato que deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc.
Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente.
Panel Estilos
En la parte superior tenemos un elemento que permite Borrar todo. Debajo se encuentra la lista de estilos disponible.
Debajo verás 3 botones que corresponden a: Nuevo Estilo /, Inspector de Estilos /, Administrar Estilos /.
Estos botones permiten crear nuevos estilos a gusto del usuario o que se puedan ver los estilos utilizados en el documento con el Inspector de Estilos.
Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 9 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de una forma sencilla, pero potente, de utilizar este panel.
- Aplicar formatos
Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el formato y hacer clic en la línea del panel que contenga el formato que queremos aplicar. Si desea borrar el formato, hacer clic en el botón superior que dice Borrar todo.
- Crear formatos
Para crear un formato haz clic en el botón Nuevo estilo y rellena los campos que se te mostrarán en el siguiente cuadro de diálogo.
- Inspector de estilos
En esta zona podemos ver las características del texto que tenemos seleccionado (si no hay texto seleccionado, del texto donde tenemos el punto de inserción).
Su funcionamiento es muy sencillo, en la parte superior Formato de párrafo se nos muestra el nombre y el ejemplo del estilo aplicado sobre el párrafo completo.
Más abajo encontrarás un área llamada Formato de nivel de texto, aquí se mostrará el nombre del estilo y su ejemplo aplicado sobre el texto seleccionado o en su defecto el del punto de inserción.
La explicación para la diferencia de esta clasificación es sencilla. Un estilo se aplica sobre un párrafo completo, aunque siempre es posible aplicar un segundo estilo sobre una parte de ese párrafo. De este modo, el Inspector de estilo nos informa del estilo del párrafo y del texto seleccionado dentro de ese párrafo.
Haciendo clic en el botón Mostrar formato /vemos el siguiente panel.
- Panel Mostrar Formato
Este panel muestra el detalle del formato del texto.
En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato, tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato párrafo e incluso a nivel de sección.
Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto Se puede insertar un... y que tiene un formato fuente Cuerpo de 11 puntos; también vemos que tiene un formato párrafo con alineación izquierda, con sangría a la izquierda. Como puedes comprobar el texto seleccionado tiene aplicado su propio formato.
Vamos a ver las dos formas básicas de utilizar este panel.
- Ver el formato.
En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos seleccionado, mientras que en el panel anterior podíamos ver los distintos formatos que contenía el documento. Sin embargo en este panel el formato está descrito de una forma mucho más amplia.
- Modificar el formato.
Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en la pestaña Inicio, Fuente.
De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes cuadros de diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.
- Introducir ecuaciones y fórmulas
Word dispone de un editor de ecuaciones el cual nos ayuda a introducir ecuaciones y fórmulas matemáticas.
Para utilizar el editor de ecuaciones debemos acceder a la pestaña Insertar, dentro del grupo de herramientas Símbolos se encuentra la herramienta Ecuación y la herramienta Símbolo.
Al hacer clic en la herramienta Ecuación, se abren las herramientas de Diseño de ecuaciones. Dichas herramientas se agrupan en Herramientas, Símbolos y Estructuras.
También se observa en la hoja un lugar específico donde podemos insertar la ecuación/formula que deseemos.
Un ejemplo de cómo quedaría una ecuación hecha con el editor de ecuaciones sería como el siguiente.
Esta es la ecuación vista en el cuadro editor de ecuaciones.
Y esta es la misma ecuación vista desde fuera del editor, desde el documento de Word que estábamos desarrollando.
Diseño de página
- 1. Configurar página
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.
También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.
En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.
- Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento.
- Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.
- Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento.
- Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.
- Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.
- Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación.
- Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).
- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
- Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.
- 2. Encabezados y Pies de Página
Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la pestaña Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes:
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.
Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseño de impresión.
Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de impresión de una página con encabezado y pie de página.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes.
También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.
Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página.
Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se mostrará una nueva pestaña:
Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles
Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Veamos más botones de esta barra.
Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él.
En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha.
En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha.
/Insertar una imagen guardada en el disco (foto).
/Insertar imágenes prediseñadas.
/Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.
En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:
Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.
Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.
- 3. Número de Página
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.
Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el que más nos guste.
También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde queremos colocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña Diseño:
Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de página.
Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizados por secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.
En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.
En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta: /.
En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo de formato /.
En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por ejemplo /.
En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo /.
Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación pueden variar de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone de más formatos.
Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar en modo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal.
Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del número de página.
Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.
Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se despliega una lista con posibles formatos predeterminados para que seleccionemos el formato que más nos guste.
Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas:
1.- Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección).
2.- Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:
Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato.
Tablas
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.
Creación de tablas
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.
Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones.
- 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma.
- 2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla.
- 3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el Mouse.
Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla.
Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.
El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla.
De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente.
Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz /que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz.
Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.
Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
- Desplazarse.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
- Seleccionar.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.
- Borrar.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.
También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla.
Aquí tienes un ejemplo de una tabla, a ver si lo diseñas:
